关于印发《华东师范大学学生档案管理办法(试行)》的通知

索取号:0000000-2016-0002发布时间:2016-06-23浏览次数:123

华师学〔201618

 

各单位:

为规范、加强本校学生档案工作,提高学生档案管理制度化、科学化水平,充分发挥学生档案在学生教育与管理服务工作中的作用,结合我校学生档案工作实际,制定《华东师范大学学生档案管理办法(试行)》,现予印发,请遵照执行。

 

                                     华 东 师 范 大 学

                                        2016421


华东师范大学学生档案管理办法(试行)

 

第一章  总 则

第一条  为规范、加强本校学生档案工作,提高学生档案管理制度化、科学化水平,充分发挥学生档案在学生教育与管理服务工作中的作用,根据教育部和国家档案局制定的《中华人民共和国教育部令第27号 高等学校档案管理办法》(以下简称《27号令》)和中共中央组织部、国家档案局出台的《干部档案工作条例》(以下简称《条例》)的有关规定,结合我校学生档案工作实际,制定本管理办法。

第二条  学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的相关档案材料。根据学校保密工作有关规定,学生档案属于本单位涉密事项,相关工作人员须签订保密责任书,承担保密责任和义务。

第三条  本校学生档案按新生档案、在校生档案、毕业生档案进行分阶段管理。新生入校三个月内,由院系负责政审相关材料,形成新生档案;新生取得正式学籍后,新生档案由院系转交学生档案室入库保管,形成在校生档案;学生毕业离校前,由院系档案管理员整理在校生档案,将各培养单位、职能部门出具的学生在校期间产生的档案材料进行归档,与学生档案室工作人员交接入库,形成毕业生档案;转学、退学、结业、肄业的学生,其档案参照毕业生档案进行管理。

第四条  学生工作部下设“学生档案室”,负责统筹全校学生档案工作。各学部、院、系(所)(以下简称“各院系”)设置一名学生档案工作负责人、若干名学生档案管理员,对接学生档案室,具体负责本单位学生档案管理工作。

 

第二章  学生档案管理工作流程

第五条  教务处、研究生院招生单位每年发放录取通知书等相关材料至学生原毕业或就业单位时,对于符合档案转入条件的考生,指定其单位将该学生档案寄送至我校相应录取院系进行政审。

第六条  每学年开学后两周内,教务处、研究生院负责将新生名册、插班生名册发送至学生档案室及各院系。学生工作部将《高等学校学生登记表》(本科生用)、研究生院将《攻读硕士学位研究生录取登记表》(硕士研究生用)、《招收攻读博士学位研究生报考登记表》(博士研究生用)转至各院系。各院系接收后组织学生填写,加盖院系党组织公章,由各院系档案管理员归入学生档案,并按照新生名册的学号顺序排列整理新生档案。

第七条  根据每年国家、上海市相关政策规定,以及学生档案归档的时间节点,学生档案室按学生类型组织院系学生档案管理员进行工作培训,负责界定学生档案归档范围,并按年度修订《华东师范大学学生档案管理工作手册》。

第八条  新生档案在院系政审期间,各院系档案管理员负责审核本单位学生新生档案是否完整,督促本单位符合档案调入条件但未调入档案的新生同学及时办理档案转入手续。对于材料有缺失的,各院系档案管理员主动联系新生原毕业或就业单位,补充缺失的档案材料。对于确实无法补齐的材料,由院系档案管理员出具一份具体情况说明,经院系学生档案工作负责人签字并加盖院系党组织公章后,归入新生档案。新生取得正式学籍后,院系学生档案管理员将新生档案移交学生档案室管理,交接学生档案时,按规定完成书面签收工作。

第九条  新生档案归入学生档案室后形成在校生档案,档案室工作人员负责在校生档案的保管、查阅和借阅工作。根据保密工作条例,学生档案室工作人员原则上不与学生本人接触,各院系或校外单位因需调阅在校生档案时,按规定须持相关单位介绍信或证明。在校生档案的查阅、借阅工作流程详见本办法第四章第十三、十四、十五条有关规定。

第十条  在校生发生转专业、复学、转学、结业、肄业、退学等学籍变动情况时,教务处、研究生院负责将“学籍更改信息”通知学生工作部。各院系确认学生“学籍更改信息”后,由学生档案管理员书面通知学生档案室,相关工作人员按规定完成书面签收工作。

第十一条  学生在校期间在教务处、研究生院、学生工作部、组织部、校团委等单位生成的归档材料,由院系学生档案管理员负责核查、整理、归档。交接至学生档案室时,由档案室工作人员负责再次核查,双方工作人员按规定完成书面签收工作。各院系整理毕业生档案归档后,由学生档案室负责联系机要局,通过机要的方式转递档案,档案转递工作据毕业生调档时间为每年的七月份至次年的六月份。

 

第三章  在校生档案材料归档范围

第十二条  学生档案直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为使我校学生档案符合国家人事工作的要求,学生档案归档材料基本包括但不限于以下内容:

(一)各类登记表:高考报考表、学生登记表、高等学校毕业登记表、研究生报考登记表、毕业研究生登记表。

(二)鉴定类材料:研究生报考思想政治品德情况表、报考博士的专家推荐信(两封)、实习鉴定表。

(三)学习成绩材料:学生成绩汇总表、研究生课程学习成绩表。

(四)学位证明材料:学士学位证明书,研究生的学位申请书、答辩决议、学位授予决定书。

(五)党、团组织材料:入党、入团相关材料或可供组织参考的其它材料。学生党员入党材料归档流程详见《学生党员入党材料归档细则》(附件一)。

(六)奖励材料:国家级、省级和学校级等各类表彰所形成的材料及登记表。

(七)处分类材料:学生工作部、教务处、研究生院提供的学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律形成的书面处理意见。

(八)其他:免费师范生协议书(本科生)、因公出国(境)人员审查表、教师资格申请表、体检表、毕业生就业通知书、支教信息、参军入伍信息等。

(九)免费师范研究生的档案材料,仅含免费师范生在校期间生成的相关材料,具体由该生所在院系管理,毕业生档案材料的整理及转递工作由学生档案室提供指导。

 

第四章  在校生档案的查(借)阅流程

第十三条  在校期间,学生个人因公事项需摘录其本人档案材料,须由院系学生档案管理员持《华东师范大学学生档案查(借)阅单》(附件二)到学生档案室办理查阅手续。

第十四条  各院系因公需借阅学生档案,须由院系学生档案负责人或院系学生档案管理员持《华东师范大学学生档案查(借)阅单》(附件二),到学生档案室办理相关手续。

第十五条  用人单位查阅学生档案,须持查档介绍信,经档案管理人员审核后方可查阅学生档案。公安、安全、检察、法院等部门查阅学生档案,须持单位《介绍信》到学校办公室加盖公章。查阅人须按规定完成书面登记工作,查阅学生档案只许摘抄,禁止拍照、复印或外带。

 

第五章  毕业生档案材料转递流程

第十六条  毕业生档案在其毕业后应立即转出学校,学校原则上不予保留。

(一)常规毕业生档案转递:由各院系学生档案管理员按硕士或者博士研究生录取院校或“就业协议”单位地址进行转递。常规毕业学生档案由院系档案管理员在每年六月底前将其档案整理归档完毕,移交学生档案室,七月初,学生档案室联系机要局转出。

(二)更改派遣单位、暂缓派遣的毕业生,须在毕业后的六个月内将档案转出学校。如无工作单位接收档案,由所在院系学生档案管理员督促毕业生主动联系其户口所在地的人力资源和社保局(或人才交流中心)或区县就业促进中心等档案托管单位,督促其主动提供“档案接收单位名称、地址、邮编三项信息”(以下简称“档案接收单位信息”),由学生档案室负责联系机要局转出。

(三)申请上海市户籍的毕业生,根据上海户籍申请办理周期,其档案可申请保留在学校学生档案室,最长时间不超过半年。申请档案因私暂留的同学,须填写《华东师范大学毕业生档案因私暂留学校申请表》(附件三),经院系档案管理员审核其《上海高校毕业生、毕业研究生就业协议书》后,由院系档案管理员将此表与档案交由学生档案室暂时保管。院系档案管理员负责跟踪暂留档案相关工作进度,督促其提供档案接收单位信息,由学生档案室将其档案转出学校。

(四)支教生和其它特殊情况的毕业生,须提供由校团委、教务处或研究生院出具的《华东师范大学因公暂时存档证明》(附件四),其档案由学生档案室暂时保管,保管期限一般不超过两年。逾期后,由各院系学生档案管理员负责联系学生本人,督促其提供档案接收单位信息,由学生档案室将其档案转出学校。

(五)因公出国攻读学位的毕业生档案,根据教育部的有关规定,可保留在学生档案室,由教务处、研究生院开具《华东师范大学因公暂时存档证明》(附件四)。如无需暂存档案,学生本人须提供档案接收单位信息,交由学生档案室将其档案转出,一般将其档案转至“教育部留学服务中心留学人员档案室”或“户籍所在地的人力资源和社保局(或人才交流中心)”委托保管。

(六)因私出国的毕业生,由院系学生档案管理员督促该生提供档案接收单位信息,由学生档案室将其档案转出。

(七)转学、退学、肄业、结业的学生,在该生办理离校手续后,由教务处、研究生院出具退学、转学、肄业、结业的相关文件,与成绩单一起转送院系,由院系学生档案管理员将其在校期间的档案材料归档,联系学生提供档案接收单位信息,移交学生档案室将其档案转出。具体操作流程参见《结业、肄业、退学、毕业研究生的档案管理实施细则》(附件五)。

(八)档案接收单位必须符合机要件收寄要求,如国家、地方党政机关,县(团)级以上事业单位、国企,人力资源和社保局(或人才交流中心)、就业促进中心、人才市场等。

 

第六章  其他注意事项

第十七条  学生档案流动性强,院系学生档案管理员在收集档案材料时,应仔细核查,确保材料的真实和完备(注意签名和公章)并及时归档。升学至校外、退学、转学、肄业、毕业就业等情况一经发生,应及时督促学生办理相关离校手续,督促学生向学生档案室提供档案接收单位信息,确认其档案接收单位是否具有机要收寄资格,避免拖延积压。

第十八条  对于以下四种情况,学生档案室根据学校提供场地,单独集中保管相关档案:1.2016届及以后的应届毕业生,离校后未办理档案暂存手续,暂存时间超过三年的学生档案;2.2016届及以后应届毕业生,已办理因公或因私档案暂存手续,暂存时间超过四年,未继续办理暂存手续的学生档案;3.学生离校时间超过六年长期遗留的学生档案;4.经家属同意或无法联系到家属的死亡学生档案。

第十九条  学生档案机要寄送情况由学生档案室及时公布在学生工作部网站上,学生可查询相关信息。

第二十条  有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任:

(一)玩忽职守,造成学生档案损坏、丢失或者擅自销毁学生档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、复印学生档案的;

(三)涂改、伪造学生档案的;

(四)出卖、赠送、交换学生档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档的;

(六)其他违反国家档案法律法规的行为。

第七章  附 则

第二十一条  本管理办法自发布之日起执行。

第二十二条 本管理办法由学生工作部负责解释。

 

 

 

 

附件1:

 

学生党员入党材料归档细则

 

为规范、加强我校学生档案工作,确保学生入党材料的完备和及时归档,特制订本细则。

一、归档时间:

学生转为正式党员或取消预备期资格后三个月内;学生办理毕业、结业、肄业、退学、转学等相关手续结束前。

二、归档范围:

学生递交入党申请后的所有关于培养、积极分子考察、发展、预备考察期间的材料(以下统称入党材料)。具体材料清单如下(按材料形成时间的先后):

1、入党申请书(附入党申请人登记表)

2、共青团“推优”对象审核表

3、入党积极分子登记表

4、入党积极分子培养考察表

5、上海市高校毕业生入党积极分子登记表(入党积极分子转出必备)

6、确定发展对象登记表(附入党征求意见座谈会记录等材料)

7、入党培训登记表(或结业证书复印件)

8、入党预审表(附本人自传、政审材料、政审报告、发展党员公示情况记录表等材料)

9、入党志愿书(严格按《入党志愿书》填写说明填写)

10、接收预备党员票决情况汇总表(或支部审批大会情况记录)

11、转正申请书

12、预备党员考察表

13、上海市高校毕业生预备党员在校期间党组织鉴定意见(预备党员转出必备)

14、预备党员转正票决情况汇总表(或支部审批大会情况记录)

15、对涉及重要情况的结论性、鉴定性的考察材料

三、归档要求:

1、所有材料A4大小、留足边距,文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写;

2、表格类材料编辑规范,正反打印,盖章材料在两页以上的应加盖骑缝章;

3、所有材料应完整、齐全、真实,文字清楚、对象明确,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期。每份材料、每个栏目的形成时间先后顺序要正确,有其他理由的应作出情况说明;

4、填写责任人应形成意见并签名;

5、相关决议、审批意见等要有负责人签名和党组织公章;

6、进校前形成的入党材料如有缺失或不合规范,应在进校后半年内联系原单位补充或作相关情况说明;

7、学生离校时完成档案整理后,用铅笔在入党材料封面的右上角标注学号。

四、职责分工:

1、各院系党组织负责形成、管理学生入党材料,在归档时间内根据相关要求交由各院系档案管理员归档。

2、档案管理员负责在归档时间内整理学生入党材料,并根据学生档案室相关规定进行归档。

 

 

 

 

附件2

 

华东师范大学学生档案查(借)阅单

 

学生档案室:

兹介绍         院系       同志,因办理                事宜,需要查(借)阅           同学(学号:           )档案中的                                     (材料)。该档案材料将于            日前归还学生档案室。

 

 

申请人(签名):

      

 

 

院系意见:(签名、盖章)

 

特殊情况说明:

 

 

 


附件3

 

华东师范大学毕业生档案因私暂留学校申请表

姓名

 

学号

 

院系名称

 

家庭电话

 

手机号

 

电子信箱

 

档案暂留起止时间

      日——           

申请理由:

 

 

 

院系档案管理员审核意见:                          

 

 

 

 签名:

备注:

                 

 

 


附件4

 

华东师范大学因公暂时存档证明

 

学生档案室:

兹有               院系        同学,学号          ,手机号             ,因                    原因,需要将学生档案暂时存放在学生档案室至            日。

 

 

 

申请学生(签名):

      

 

因公派出学生的职能部门意见:

                   

(盖章)

 

 

 


附件5:

 

结业、肄业、退学、毕业研究生的档案

管理实施细则

 

为规范、加强本校研究生档案工作,及时处理结业、肄业、退学及非常规时间毕业研究生的档案,特制订本实施细则。

一、职责分工:

1、各院系(所)研究生工作秘书负责管理研究生学籍卡片、成绩单、学位材料(仅含毕业生)、结业证明、肄业证明、退学批复,在研究生毕业、结业、肄业、退学阶段根据相关要求签字盖章后交由各院系(所)档案管理员归档。

2、档案管理员负责对结业、肄业、退学、毕业研究生的档案进行整理,根据学生工作部学生档案室相关规定进行归档,督促学生提供档案接收单位信息。

二、结业、肄业、退学研究生的档案管理细则

1、结业、肄业、退学的档案去向信息:

已获取学校就业创业指导与服务中心(以下简称“校就业中心”)就业协议的学生,由校就业中心审核档案去向信息。

未获取校就业中心就业协议的学生,由学生提供教育部或其户口所在地的人力资源和社保局、人才交流中心或区县就业促进中心等档案托管单位的信息,包括档案接收单位名称、地址、邮编。

2、应归档结业、肄业、退学材料,包含:

1)结业证明、肄业证明、退学批复(仅限退学)

2)研究生成绩表(教务秘书签名、导师签名、院系所行政公章、研究生培养处公章)

3)学籍卡(在该卡“毕业档案”中的“学籍变动情况”中体现“毕(结、肄)业年月”)

4)党团材料

5)奖惩材料

6)就业通知书(根据退学时间,由本校升学的研究生经校就业中心认定后,可视为本科毕业生或硕士毕业生签订就业协议)

7)其他应归入人事档案的材料 (材料上标明该材料需要放入人事档案)

三、毕业研究生档案管理细则

1、毕业档案去向信息:

已获取校就业中心就业协议的毕业生,由校就业中心审核档案去向信息。

未获取校就业中心就业协议的毕业生,由毕业生提供教育部或其户口所在地的人力资源和社保局、人才交流中心或区县就业促进中心等档案托管单位的信息,包括档案接收单位名称、地址、邮编。由校就业中心审核档案去向信息。

2、应归档毕业材料,包含:

1)毕业研究生登记表(学工党委、所在院系行政公章)

2)研究生成绩表(教务秘书签名、导师签名、院系所行政公章、研究生培养处公章)

3)研究生学籍卡(系主任或所长、院长签名章,校长签名章)

4)学位材料(院系行政公章、学位评定分委员会公章)

5)就业通知书(白色联,委培、考研者无)

6)入党材料(仅限在本校在读期间入党或转正的学生)

7)奖惩材料(如有,请放入)

8)上海市户籍证明(外地生源留沪的毕业生,档案去向如为就业单位,不需此项证明。档案去向为上海的人才机构,如区县就业促进中心、上海市人才中心,金融人才管理机构,上海市对外服务有限公司等托管单位,须有此项)

9)身份证复印件

10)健康检查记录卡(入档前,如有需要请复印一份给学生)

11)其他需要归档的材料(材料上标明该材料需要放入人事档案)

四、结业转毕业研究生档案管理细则

1、毕业生档案去向信息:

已获取校就业中心就业协议的学生,由校就业中心审核档案去向信息。

未获取校就业中心就业协议的学生,由学生提供教育部或其户口所在地的人力资源和社保局、人才交流中心或区县就业促进中心等档案托管单位的信息,包括档案接收单位名称、地址、邮编。由校就业中心审核档案去向信息。

2、应归档毕业材料,包含:

1)毕业研究生登记表(学工党委、所在院系行政公章)

2结业转毕业证明材料(由研究生秘书转交学生档案管理员)

3)学位材料(院系行政公章、学位评定分委员会公章)

3、如该毕业生档案已不在学校,由毕业生人事档案所在单位出具调档函,提供档案接收单位名称、地址、邮编,由研究生院学位办转递学位材料。