图书采购管理规定(图书馆)

华东师范大学图书资料购置与管理办法(2019年修订)

索取号:{索取号}发布时间:2020-07-18浏览次数:159

第一章  总 则

第一条 为规范我校图书资料购置与管理工作,提高资金使用效益,加强内部控制管理,促进全校资源共享,根据有关法律、法规、规章的规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称图书资料,包括图书报刊、音像制品、缩微制品、数字资源、其他具有文献价值的特种资料等。

本办法所称购置,是指使用学校预算管理资金(含科研经费)以合同方式等有偿取得图书资料及与之相关的加工服务。

本办法所称管理,是指对图书资料的购置、登记、使用、保管、处置等过程的管理行为。

第三条 凡使用学校预算管理资金(含科研经费)购置的图书资料,均适用本办法。

第四条 图书资料购置与管理,必须遵守国家相关法律法规和学校的规章制度,维护国家和学校利益。采购人员应廉洁自律,按照规定的程序开展工作。

第五条 图书资料购置应坚持以教学科研、学科发展、人才培养需求为导向,以项目预算为依据。

第二章  审批与采购

第六条 图书馆负责学校图书资料的统一购置和管理,各学部、院、系资料室(或称图书馆)、职能部门、课题组可以指定专人具体实施图书资料购置与管理,按照本办法规定的程序开展工作。

第七条 图书资料单次采购审批程序如下:

(一)图书馆新增大型成套出版物、网络数据库、期刊、档案资料、其他特种文献,单次采购金额在人民币3万元及以上,须经论证或评估后以合同方式采购。涉及政府采购与招投标的,还须按相应程序办理。

(二)各资料室、职能部门、课题组或个人采购普通图书、大型成套出版物、网络数据库、期刊、档案资料、其他特种文献等,单次采购金额在人民币3万元及以上,应先签报学校图书馆提出采购申请、附采购清单、采购合同、需求论证材料,经图书馆审核批准后进行采购。涉及政府采购与招投标的,还须按相应程序办理。所申购的大型成套出版物、网络数据库或外文期刊资料(含港台资料),如学校图书馆或学校其他单位已经购置,原则上不再重复购置。

(三)单次采购金额小于人民币3万元的, 采购单位经评估后可自行采购。

第八条  图书资料采购方式如下:

(一)采购实体图书资料及服务

1.年度采购预算超过人民币30万元的纸质图书期刊等实体图书资料及服务,采用招标采购方式,由学校招投标与政府采购办公室组织招标。学校图书馆按图书资料类型进行分类招标,招供货商资格标。经招标后确定的供货商和折扣率,亦适用于学校各资料室、职能部门、课题组或个人的图书资料采购。

2.年度预算小于人民币30万元的实体图书资料及服务,原则上亦应通过学校中标的供应商采购。但对于中标供货商无法提供的书刊资料或特种文献、低于中标商折扣率的出版社直销大套书、以及师生急需的荐购资料,或单次采购金额小于人民币3万元的,可采用零购方式进行采购。

(二)采购数字资源及服务

凡达到政府采购限额及以上的项目,按照政府采购法执行;未达到政府采购限额的项目,按照以下办法执行:

1.符合单一来源条件的数字资源及服务,以单一来源采购方式采购。凡有全国高校图书馆数字资源采购联盟(简称“DRAA)、上海高校图书情报工作委员会(简称上海高校图工委)及上海地区其他集团采购方案,我校可加入集团采购,不再单独组织价格谈判,亦可采用上海高校图工委提供的数据库单一来源论证报告。

2.无集团采购方案的数字资源及服务, 以下列方式采购:

1)年度单价在人民币30万元及以上的,经论证后提交学校图书馆审核、由图书馆提交学校招投标与政府采购办公室组织采购;

2)年度单价在人民币30万元以下、3万元以上的,采购单位经论证后提交图书馆,经审核同意后进行采购;

3)年度单价在人民币3万元及以下的,采购单位经评估后可自行采购。

第三章  采购合同与验收

第九条 根据《华东师范大学合同管理办法》订立图书资料采购合同的,合同归口管理部门为学校图书馆,采购单位应向图书馆提交合同文本、采购清单等相关材料,按照规定程序经审批通过后,由图书馆代表学校签署合同,加盖学校图书资料合同专用章。

第十条 合同依法签订后,合同双方应当严格按照合同的约定履行,不得擅自变更或解除,因特殊原因确需要变更或解除的,合同双方应协商一致,经单位负责人签字及图书馆审批同意后签署补充协议,并及时向学校备案。

第十一条  订立的合同原件分别由归口管理部门和采购单位进行存档和备案,合同履行完毕及时送学校档案馆归档。

第十二条 图书资料到货后,采购单位应根据合同或协议、发票进行清点验收,检查实体资料数量与质量,或检查数字资源开通内容、服务功能与运行状态,发现问题应及时与供应商沟通解决。

第四章  固定资产登记与管理

第十三条  固定资产登记规则

凡使用学校预算管理资金(含科研经费)购置图书资料,均需纳入学校固定资产登记管理。

1.学校图书馆和各资料室购置管理的图书资料,按以下规则登记固定资产。

1)图书、视听资料、档案资料等均登记为固定资产,按册/件登记,资产价值按实付金额计入。

2)期刊按年度合订本登记为固定资产,资产价值按年度订购经费和装订费计入。期刊实物到齐装订需要时间,可延迟做固定资产。不作为长期保存的期刊、报纸,可不登记为固定资产。

3)有永久保存权、永久使用权的镜像数据库、网络数据库,按订购费登记为固定资产。

2.职能部门、课题组或个人使用学校预算管理资金(含科研经费)购置管理的图书资料,按以下规则登记固定资产。

1) 中文资料,每册或每套(指非单册购买的)单价人民币500元及以上者,登记为固定资产,按实付金额计入。

2)外文资料(含港台资料),每册或每套(指非单册购买的)单价人民币1000元及以上者,登记为固定资产,按实付金额计入。

3)期刊按年度合订本登记固定资产,资产价值按年度订购费和装订费计算,中文期刊在人民币500/种及以上、外文(含港台)期刊在人民币1000/种及以上者登记为固定资产。期刊实物到齐装订需要时间,可延迟做固定资产。不作为长期保存的期刊、报纸,可不登记为固定资产。

4)有永久保存权、永久使用权的镜像数据库、网络数据库,按订购费登记为固定资产。

第十四条 固定资产登记方式

1.学校图书馆和各资料室采购的图书资料由采购单位自行验收,填写固定资产登记单,并将目录与馆藏信息录入学校图书馆书目数据库管理系统。固定资产登记单交图书馆审核盖章。

2.职能部门、课题组或个人自行购入的、符合固定资产登记条件的图书资料,交由校图书馆办理固定资产登记手续,并进行馆藏登记处理。

3.作为固定资产登记的图书资料,凭图书馆盖章的固定资产登记单和采购发票到学校财务处办理报销手续、进行资产入账。不作为固定资产的图书资料,可直接到财务处报销。

第十五条 固定资产保管

学校图书馆购置的图书资料由学校图书馆负责资产保管;各资料室购置的图书资料由各资料室负责资产保管;职能部门、课题组或个人购置的图书资料,由部门、课题组或个人负责资产保管。资产保管单位或个人均需按照学校的要求进行资产清查,提交资产清查结果。

第十六条 固定资产处置

1.图书资料因严重破损、遗失、无利用价值和保存价值等原因可申请固定资产处置,包括资产报废报损、调拨、对外捐赠等处置方式。按照学校和上级相关规定执行。破损图书如难以再获取、具重要利用和保存价值的,则不宜报废,应尽量修复后再利用。1949年以前的破损图书不宜报废。图书资料处置须签报图书馆及国有资产管理处提出申请,说明处置理由,附上图书目录;课题组或个人购置的图书资料的处置申请须通过院系或部门提交,经学校审核批复后处理。    

2.图书资料处置批复后,由资产保管单位填写资产注销单,交图书馆。图书馆定期汇总报学校财务处和国有资产管理处。资产保管单位负责将已录入图书馆系统中的处置图书进行馆藏状态的更改(职能部门、课题组或个人购置的图书资料提交图书馆处理)。

第五章  资源共享与服务

第十七条 学校实行图书资料资源共享

1.由校图书馆购置的图书资料通过校图书馆目录系统或电子资源系统揭示,供全校师生共享。院系有长期特别需求的图书资料可向图书馆提出申请,经图书馆批复后调借到院、系资料室提供借阅服务。

2.各资料室购置的图书资料通过校图书馆目录系统揭示,所在学部、院、系的师生有优先使用权。相关学部、院、系应制定管理与服务规则,向全校其他院系开放,实现资源共享。学部、院、系制定的相关服务规则应报学校图书馆备案。

3.职能部门、课题组或个人购置的、已登记为学校固定资产的图书资料在学校图书馆目录系统中揭示,保管单位或课题组人员有优先使用权。校内其他师生有使用需求时,保管单位或课题组应尽可能提供文献共享。课题组使用完毕、课题组人员离校或退休,应将图书资料归还图书馆。本校在职和退休教师如还有使用需求,可办理借阅手续。

第六章  附 则

第十八条  购置境外图书资料,须通过具有出版物进口资质、并按国家有关规定进行内容审查的经营单位或与其合作的零售商实施采购。

第十九条 对通过接受交存或者捐赠等方式取得的图书资料,由学校另行制定管理规定。

第二十条 法律、法规、规章另有规定的,依照其规定。

第二十一条  本办法由学校图书馆负责解释。

第二十二条 本办法自发布之日起施行。